Bedrijfsvoering is ondersteunend en adviserend aan de organisatieonderdelen, het gemeentebestuur, directie en management.
In deze paragraaf gaan wij in op organisatieontwikkeling, LEAN werken, personeelsbeleid, samenwerking, inkoopbeleid, informatievoorziening & automatisering, Geo-informatie en documentbeheer en juridische kwaliteitszorg.
Ambtelijke organisatie
Op 1 januari 2015 zijn we gestart met de nieuwe organisatiestructuur. Deze nieuwe organisatiestructuur maakt onderdeel uit van het totale programma "De Verbouwing". Een wendbare organisatie met drie kernwaarden (resultaatgerichtheid, denken in kansen en mogelijkheden en samenwerken aan het collectieve doel). Dat willen we zijn. Binnen dit programma zijn diverse acties uitgezet, die ook in 2017 zullen doorlopen. Eind 2016 is de evaluatie van de organisatiestructuur afgerond en begin 2017 zullen de aanbevelingen uit de evaluatie verder uitgewerkt en uitgevoerd worden.
LEAN werken
LEAN werken resulteert in het verkorten van de doorlooptijden, het verminderen van de werkdruk en het efficiënter werken. Dit alles met het doel om een betere kwaliteit van dienstverlening voor onze burgers te realiseren. Een medewerker, die LEAN werkt, past in het profiel van de ideale medewerker/manager van onze organisatie.
In 2017 zullen minimaal zes LEAN trajecten worden uitgevoerd. Ook zal er in 2017 opnieuw aandacht worden gegeven aan het borgen van het LEAN werken.
Het is weer een stap op de weg naar het in 2014 geformuleerde doel van de directie voor het LEAN werken in Dalfsen, namelijk dat alle medewerkers in 2019 continu & structureel aan het verbeteren zullen zijn.
Ziekteverzuim
Als kengetal heeft de directie in 2005 vastgesteld dat het ziekteverzuimpercentage onder de vijf moet komen en blijven. Dit uitgangspunt geldt nog steeds. Per kwartaal wordt het ziekteverzuim bekeken door het management en waar nodig worden maatregelen genomen. Bijvoorbeeld de inzet van een verzuimcoach. Het ziekteverzuim in 2015 was 3,68%. In het eerste kwartaal van 2016 was het percentage 5,34% en in het tweede kwartaal is dit weer teruggelopen naar 3%.
Individueel Keuze Budget (IKB)
In het cao-akkoord is afgesproken om de vakantietoelage, de levenslooptoelage, de eindejaarsuitkering en 14,4 bovenwettelijke vakantie-uren in te zetten als bronnen voor het IKB. De werknemer krijgt keuzemogelijkheden over de inzet van deze bronnen.
Per 1 januari 2017 treedt IKB in werking en vormt een verdere stap in de modernisering van de arbeidsvoorwaarden van de gemeentelijke sector.
Banenafspraak
In het sociaal akkoord van 11 april 2013 is afgesproken dat er extra banen gecreëerd worden voor mensen met een arbeidsbeperking. Vanuit het sociaal domein met onze netwerker en als werkgever proberen wij mensen met een arbeidsbeperking te plaatsen (dus extern en intern). De banenafspraak is een landelijke afspraak, waarbij wij als gemeente een inspanningsverplichting hebben om hieraan te voldoen.
Medewerkersonderzoek
In de eerste helft van dit jaar hebben we een medewerkersonderzoek uitgevoerd. We willen hiermee een beeld vormen van het werkplezier van onze medewerkers in de nieuwe organisatie, waarbij wij een vergelijk maken met het vorige onderzoek (2013). Het onderzoek heeft opgeleverd, dat (net als in 2013) de tevredenheid groot is en dat Dalfsen ten opzichte van benchmarkgemeenten bijzonder hoog scoort. Daar zijn we trots op. Juist omdat we in 2015 zijn gestart met de nieuwe organisatie.
Opvallend zijn de mooie scores op bevlogenheid en betrokkenheid. Medewerkers staan achter de doelstellingen van de organisatie en voelen zich gewaardeerd. De drie kernwaarden leven veel meer dan in 2013. Aandachtspunten zijn er ook. Zo is de werkdruk toegenomen en is de rolduidelijkheid afgenomen. Het effectief kunnen werken en efficiënt samenwerken is het derde aandachtspunt.
De eenheden zijn gestart met het formuleren van acties, zodat de genoemde aandachtspunten ook daadwerkelijk aandacht krijgen en leiden tot verbeterpunten. In 2017 krijgt dit een vervolg.
SSC Overheid en Service
Samen met de gemeente Dronten en het Shared Service Center ONS hebben we de tweede fase van het onderzoek tot mogelijke toetreding verkend. Dat heeft ertoe geleid dat vlak voor de zomervakantie de concept business case is vastgesteld. De rest van 2016 gaan we gebruiken om samen met Dronten en met de huidige partners van het SSC ONS (de gemeenten Zwolle en Kampen en de provincie Overijssel) een aantal scenario's uit te werken. Vervolgens ligt het in de bedoeling uw raad in december 2016 hierover te informeren en een voorstel te doen over al dan niet toetreding tot het SSC ONS. Wat dit betekent voor 2017 is afhankelijk van deze besluitvorming.
De inkooporganisatie maakt onderdeel uit van de mogelijke aansluiting bij het SSC ONS. Wij hebben geen eigen inkooporganisatie. Gelet op de toenemende complexiteit en de eisen vanuit de accountants- en interne controle zullen we óf moeten aansluiten bij het SSC ONS óf een eigen inkooporganisatie moeten oprichten.
In juni 2015 heeft de algemene ledenvergadering van de VNG de Digitale Agenda 2020 vastgesteld.
In de Digitale Agenda is de principiële keuze gemaakt voor de kracht van het collectief; ‘samen doen wat samen kan’. De ambities vanuit de Digitale Agenda 2020 worden door ons van harte onderschreven.
Aan de uitvoering van deze digitale agenda zal in Dalfsen dan ook in 2017 worden gewerkt.
De volgende drie ambities zijn geformuleerd vanuit het adagium ‘wat samen kan ook samen doen’:
Gemeenten zijn een open en transparante overheid. Ze zijn ook digitaal de meest nabije overheid en benutten de kracht van inwoners, ondernemers, wijken en buurten door (digitale) participatie in de democratie, bestuur, beleid en uitvoering.
Informatie loopt in netwerken razendsnel over organisatiegrenzen heen. Gemeenten zien zichzelf als onderdeel van een netwerk van alle overheidslagen en organisaties gezamenlijk. Hierin maken overheidsorganisaties gebruik van elkaars voorzieningen om inwoners en ondernemers optimaal te bedienen.
Door de inzet op collectiviteit in de informatievoorziening wordt lokaal maatwerk mogelijk gemaakt. Door het collectief organiseren van de informatievoorziening waarop gemeenten zich niet van elkaar onderscheiden, wordt maximale ruimte gecreëerd voor de uitvoering van de kerntaken. Bovendien wordt door uniformiteit de dienstverlening van de gemeente voor de inwoners eenduidiger.
Wij vinden dat gemeenten zich niet onderscheiden op hun digitale infrastructuur, maar op wat zij ermee doen. Deze digitale infrastructuur moet veilig, betrouwbaar en ‘digitaal duurzaam’ zijn, zeker nu steeds meer informatie in verschillende digitale vormen moet worden opgenomen. Zo kunnen inwoners meer regie krijgen op eigen gegevens en hun eigen leefomgeving.
Geo-informatie
Gemeente Dalfsen is als bronhouder van de Wet Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) per 25 mei 2016 volledig opgenomen in de Landelijke Voorziening.
Het verplicht gebruik binnen de overheid, zoals gebruikelijk bij alle basisregistraties, is vanaf 2017 voorgeschreven. Als bijdrage in de beheerkosten stelt het Rijk jaarlijks 8,8 miljoen euro beschikbaar. Met ingang van 2017 vindt de verdeling plaats via het Gemeentefonds. Voor Dalfsen is dit ruim
€ 11.000.
Met ingang van dit jaar worden de luchtfoto’s jaarlijks vernieuwd. In 2017 zal ook aanvullend beeldmateriaal (oblieke foto’s of panoramafoto’s of een combinatie van beiden) worden aangeschaft. Op dit terrein werken we intensief samen met de gemeente Kampen. Verwacht wordt in 2017 hier mogelijk op onderdelen uitvoering aan te geven.
(Pre)mediation/informele behandeling
Omdat in voorgaande jaren (pre)mediation in veel gevallen tot goede resultaten leidde, zal ook in het komende jaar bij bezwaarschriften (pre)mediation worden ingezet voor de zaken die daarvoor in aanmerking komen. Gebleken is dat het voeren van mediationgesprekken een waardevolle toevoeging vormt bij de behandeling van bezwaarschriften, waardoor veel bezwaarschriften niet hoeven te worden behandeld door de bezwaarschriftencommissie.
Quick scan legal audit
Als uitwerking van de organisatieontwikkeling wordt in de tweede helft van 2016 een organisatiebrede legal audit in de vorm van een quick scan gehouden. Deze audit heeft met name betrekking op de vraag of er voldoende juridische capaciteit aanwezig is in de organisatie en of de juridische capaciteit op de juiste plek zit. Tevens zal hierbij worden onderzocht welke maatregelen genomen kunnen worden ter verbetering of behoud van de juridische kwaliteit.
Wob-verzoeken
Nadat de afgelopen jaren het aantal Wob-verzoeken (Wet openbaarheid van bestuur) behoorlijk is toegenomen, lijkt er nu een stabilisering in het aantal Wob-verzoeken te hebben plaatsgevonden. De verwachting voor 2017 is dat deze stabilisering zal aanhouden.
Wet open overheid
Op 19 april 2016 heeft de Tweede Kamer het Wetsvoorstel open overheid aangenomen. De verwachting is dat dit wetsvoorstel binnenkort ook in de Eerste Kamer zal worden behandeld. Het wetsvoorstel brengt een groot aantal (extra) registratie- en openbaarmakingsverplichtingen voor gemeenten met zich mee. Deze wet zal op termijn de Wet openbaarheid van bestuur gaan vervangen.